町会・自治会における定期総会等の会議開催方法について

令和5年5月8日をもって新型コロナウイルス感染症は、これまでの新型インフルエンザ等感染症（2類相当）の区分から、5類感染症へと移行されることとなりました。

町会・自治会活動においては、規約・会則に則り定期総会等を開催していることと存じますが、感染症のまん延等やむを得ない場合、役員や会員が一堂に集まることなく書面により表決する方法を検討されるケースもあると考えております。

参考として、会議を書面開催する場合の文書等を下記に添付（添付の事例は総会）しますので、各町会・自治会の状況に合わせてご活用ください。

方法1：【書面により決議する方法】

書面で会員のみなさまに賛否を表明していただきこの意思表示の数によって決議を行い総会等の会議の代替とする方法です。進め方は以下の通りです。

（1）書面表決による総会等の会議開催のお知らせ、議案書、表決権行使書を会員に配布する
（2）書面表決となる趣旨（感染症対策等）を理解していただき会員の方から表決権行使書を提出してもらう
（3）表決権行使書を集計する（賛成・反対のどちらが多いかだけでなく、提出数が定足数に達しているかも確認しましょう）
（4）回覧などにより表決結果を会員の方にお知らせする

作成例は総会の場合ですので、会議の種別に合わせてご活用ください。
※認可地縁団体の場合は、書面のみによる総会の開催が認められませんので、認可地縁団体用の作成例をご活用ください。
○書面表決（通知文）
○書面表決（書式）
○書面表決（結果報告）
○書面表決（議事録）
○認可地縁団体（通知文）
○認可地縁団体（表決権行使書）
○認可地縁団体（出欠入り委任状兼表決権行使書）
○認可地縁団体（議事録）

方法2：【少人数かつ短時間で開催する方法】

参加者を限定して少人数かつ短時間で開催する方法です。参加しない会員の方には趣旨をご理解いただき、委任状等を提出していただきます。

また、直接対面せずスマートフォンアプリのメッセージ機能を利用する方法なども考えられます。
この方法の場合は、参加しない会員の方が委任状を提出する際にご意見があれば書き込めるよう工夫することをおすすめします。

なお、スマホ・その他ICT機器の活用にご不安のある場合は、公民館でソフトバンク、ドコモ、KDDI、NPO法人等によるスマホ・タブレット講座や公民館職員によるスマホ相談窓口をご用意しておりますので、ご利用ください。
詳しくは最寄りの公民館にお問い合わせください。
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