新型コロナウイルス感染拡大防止について町会・自治会の皆様へのお願い

更新日:令和2(2020)年7月7日(火曜日)

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町会・自治会で行う行事や会議等について

5月25日に緊急事態宣言が解除され、本市では、新しい生活様式として示された三密(密接・密集・密閉)の回避や飛沫感染の予防対策を図り、状況を見ながら休止していた施設等を6月1日から段階的に再開しています。
町会・自治会の皆さまにおかれましても、今後の事業を実施するにあたっては、下記を参考に、感染拡大防止に配慮した取り組みをお願いいたします。

公共施設再開に向けての基本的な基準

なお、これまでも多人数が集まる会合・行事への参加について、感染リスクを心配する声が寄せられています。参加を希望されない方への配慮や、極力最小限の人数で開催するなど、感染拡大防止に引き続きご留意くださいますようお願い致します。

町会・自治会各種補助金について

例年4~6月に受付しております自治振興課の各種補助金申請につきましては、原則郵送申請のみの受付とし申請期間を令和3年1月29日(金曜日)までに変更いたしました。

 市から町会・自治会への回覧・配布文書の送付について

新型コロナウイルス感染拡大防止のため3月から送付を延期・中止しておりました市役所各部署から町会・自治会宛への各戸配布・回覧文書の送付については、7月から送付を再開する予定でしたが、しばらくの間、送付の延期・中止を継続することといたしました。
なお、代表者あての通知分のみは、必要に応じて送付させていただきますので、ご承知おきください。

また、本市以外の回覧物につきましても、緊急性の低いものは延期や中止を検討いただき、下記のとおりご配慮いただきますようお願い申し上げます。
1.回覧板については、直接の手渡しを避ける。(ポストに投函する。掲示板で周知するなど)
2.回覧板を直接受け渡しした際は、手洗い・手指消毒をする。
3.文書の仕分け等で複数人が集まる場合は、三密(密閉・密集・密接)を避け、マスクの着用、定期的な換気、人数の削減などの対策を図る。

町会・自治会定期総会の開催方法について

総会を延期する他、役員や会員が一堂に集まることなく、総会等を書面開催により決議する方法もありますのでご検討ください。
総会等を書面開催する場合の文書等を下記に添付しますので、各町会・自治会の状況に合わせてご活用ください。

【書面により決議する方法】

書面で会員のみなさまに賛否を表明していただきこの意思表示の数によって決議を行い総会の代替とする方法です。進め方は以下の通りです。

(1)書面表決による総会開催のお知らせ、議案書、表決権行使書を会員に配布する
(2)ウイルス感染予防の趣旨を理解していただき会員の方から表決権行使書を提出してもらう
(3)表決権行使書を集計する
(賛成・反対のどちらが多いかだけでなく、提出数が定足数に達しているかも確認しましょう)
(4)回覧などにより表決結果を会員の方にお知らせする

【作成例】書面表決(通知文)(ワード形式 21キロバイト)
【作成例】書面表決(書式)(ワード形式 48キロバイト)
【作成例】書面表決(結果報告)(ワード形式 19キロバイト)
【作成例】書面表決(議事録)(ワード形式 29キロバイト)

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〒273-8501千葉県船橋市湊町2-10-25

受付時間:午前9時から午後5時まで 休業日:土曜日・日曜日・祝休日・12月29日から1月3日

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