新生児訪問指導票等公文書の誤廃棄について(お詫び)

更新日:令和6(2024)年4月12日(金曜日)

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1 概要

 令和6年2月26日、中央保健センターにおいて、令和3年度の赤ちゃん訪問記録の確認が必要になり、職員が中央保健センター内の書庫にて当該文書を探したところ見当たらず、その後の調査により令和3年度の(1)「新生児訪問指導票・報告書」を4冊、(2)「妊婦訪問指導票・報告書」1冊、(3)「看護サマリー綴」3冊を令和5年7月25日に実施した保存期間満了文書の廃棄時に、誤って一緒に廃棄してしまった可能性があることが判明しました。
 いずれも保存期間の終期は令和9年3月31日の5年保存文書でした。
 なお、当該文書は一般の方が入室できない施錠された書庫で保管されており、鍵も厳格に管理されていました。また、廃棄した場合は南部清掃工場において全て焼却処分されています。
 対象となっている皆様におかれましては、ご迷惑をおかけしましたこと、心からお詫び申し上げます。

2 誤廃棄した公文書

 (1)「新生児訪問指導票・報告書」
  妊産婦・新生児訪問指導員の訪問した記録
  新生児・母の合計 1,104人分

 (2)「妊婦訪問指導票・報告書」
  妊娠届のコピーに指導記録を記載したもの
  妊婦7人分
 
 (3)「看護サマリー綴」
  看護サマリー(「新生児・産婦連絡票」などの名称で医療機関から市へ退院時情報として提供された書類)とそれに対する返信用訪問記録
  新生児238人分
  *当該公文書には、上記の人数に加え、家族等の個人情報(氏名等)が含まれている可能性があります。
 

3 情報確保の状況

 (1)(2)及び(3)のうち返信用訪問記録については、同じ内容がシステムに保管されており、情報は確保されています。
 しかし(3)看護サマリー新生児238人分の内218人分は、コピーを保存しており情報は確保されていますが、新生児20人分(内14人は支援終了、6人は市外転出)はコピーを保存しておらず、個人情報が滅失したと判断しました。
 

4 経過

〇令和5年7月25日
・中央保健センターの職員が書庫から保存期間満了文書の搬出作業を実施。
 令和9年度廃棄予定の保存箱1箱(8冊収納)が混入していることに気づかず、公用車へ積み込みを行ったと考えられる。
・職員の運転による公用車で南部清掃工場へ直行し、搬出した公文書を焼却処理。
〇令和6年2月26日
・令和9年度廃棄の公文書を綴った簿冊4冊が見当たらないことが判明。
〇令和6年3月7日
・他にも誤って廃棄したと推定される公文書を綴った簿冊4冊があることが判明。
〇令和6年3月12日
・個人情報保護委員会へ事故の概要について速報を送付。
 

5 原因

 令和5年7月25日に実施した保存期間満了文書の搬出作業の際、廃棄年度の再確認を行わなかったため、混入したことがわからず誤って廃棄したものと考えられます。
 なお、誤って廃棄したと推定される当該文書は、再利用の段ボール箱(紙おむつ商品の空き箱)にまとめられて書庫内に保存され、箱の側面に文書名と廃棄年度を直接マジックで記載していましたが、目立つような表示ではありませんでした。
 

6 対応

(1)の対象者
 令和3年12月1日から令和4年3月31日までの間に妊産婦・新生児訪問指導員の訪問を受けた母子
 情報は確保されており保健指導に問題はございませんが、ご不明な点がございましたら中央保健センターへお問い合わせください。

(2)の対象者
 母子健康手帳発行時の面接で助産師の保健指導が必要と判断され令和3年度に指導を受けた妊婦
 個別に通知を発送します。

(3)の対象者
・看護サマリーのコピーを保存しており情報は確保されている218人
 誤廃棄したことについて通知を発送します。
・看護サマリーのコピーを保存しておらず個人情報が滅失したと判断した新生児20人
 個人情報が滅失したことについて通知を発送します。

7 対策 

  1. 公文書を箱に入れて保存する場合は、専用の文書保存箱を使用し、保存する文書名と廃棄年度を文書保存箱に明瞭に記載します。
  2. 保存期間満了文書を廃棄するために「文書廃棄目録」と照合し、保存場所から抜き取り、搬出作業まで別に保管する際には、当該文書が廃棄する文書であることが明確にわかる表示をします。
  3. 搬出する際には、上記2の「廃棄対象」の表示を必ず確認します。
  4. 上記2及び3の通り廃棄の作業をしていること、また廃棄する文書の保管状況について所属の職員に周知し、他文書が混在しないようにします。

8 再発防止への取り組み

 上記対策を徹底するとともに、今回の事態を重く受け止め、今後このようなことが起きないよう職員には課内研修等により適切な公文書管理と個人情報の保護を徹底し、再発防止に努めます。

9 問い合せ先

 中央保健センター 赤ちゃん訪問係
 北本町1-16-55
 電話 047-423-2111

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